2018/03/22

PDCAサイクルで計画を見直そう

 

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neko.bio合同会社代表のtoshikatsuです。主にSES事業をしています。自身も出向もしています。読書、宇宙、オカルト、アニメ・ゲーム、音楽、ピアノなどが好きです。 FXでは移動平均線、ボリンジャーバンド、エリオット波動、日柄を使っています。
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「順調に計画通り進んで、結果も予想通りかそれ以上ならどんなに楽か・・・」

僕は、計画が後ろにずれることがよくあります。記事を書くことでも、

 

「1時間で記事を2つ書くぞ」

 

と思っても1つすら完成しなかったことは多々あります。イラストを描くときも、

 

「あと2時間で終わりそうだ!」

 

と思っても、4時間以上かかることはよくありました。プログラミング、イラスト、小説などの制作系は数をこなした方なのですが着手前から正確な時間を見積もるのは至難の技です。

 

僕は”早く終わらせたいから願望に近い計画を建てがち”なのと、”自分の実力を高く見積もりすぎ”な傾向があります。

 

そのため毎日のように計画を練り直しています。

計画を見直す

まず計画を見直す前提として、目標設定ができている必要があります。

 

目標なくして計画はありません。

 

計画を立てたらそれに従って実行していきますが、僕のように計画どおりに進まない場合は計画を見直す必要があります。

 

業務を円滑に進める手法PDCAサイクルというものがあります。

 

計画通りに進まない場合、あるいは結果が予想より悪かった場合はこのPDCAサイクル沿って行動すればよいです。

 

PDCAサイクル

PDCAサイクルとはWikipediaによると以下のような意味です。

PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)は、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つ。Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の 4段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善する

 

PDCAのそれぞれの意味は次の通りです。

  • Plan・・・目標を達成するための計画を立てる
  • Do・・・建てた計画に沿って実行する
  • Check・・・実行した結果と計画の齟齬を確認する
  • Action・・・計画に沿っていない部分を改善する

 

Actionの後は再びPlanに戻ります。

 

計画を1度見直すだけ完全体にはなれません。普通は何度もトライアンドエラーが起きます。これを繰り返すことで業務を改善していくのでPDCAサイクルと呼ばれます。

 

各要素について、より具体的に見ていきましょう。

 

Plan

計画を立てる段階です。

 

初めて何かに着手するときは1回目の計画は、現実的な計画とは程遠く自分の理想になりやすいです。僕はそれでいいと思いますが、1回目のサイクルの時に正しくチェックして置くことが重要です。

 

チェックをおろそかにするといつまでも理想の計画を追い求めて何度も軌道修正をする羽目になってしまいます。

 

チェックが厳重なほど2回目以降のサイクルでは実現可能性がある計画を建てることができます。

 

この計画が目的に沿っているものであるか確認することも重要です。

 

Do

計画に沿って実行します。

 

この時に、時間を計ると計画の見直しがしやすいです。

 

計画が遅れたとしても遂行しましょう。

 

実行中に遅れ気味だと気づいて、計画途中にチェックやアクションに移行すると、チェックのためのデータが不十分になります。そうなると、また現実とかけ離れた計画を建ててしまいます。

 

Check

実行結果を計画に基づいて評価します。

 

業務をグループでやっている場合はチームリーダーが主導して、評価すると思います。個人でやる場合は、初期段階はコンサルティングを受けた方が良いです。

 

追々は自分で評価できる必要があります。時々コンサルティングを受けて客観的に評価してもらう場も設けるのも良いでしょう。

 

Action

計画と実行結果の齟齬を改善します。

 

いわゆる反省会を開きます。実行できなかった場合は、チェックを元により実現可能な行動に改善します。

 

たとえば、時間配分の見直しや実行項目の量の見直しをします。

 

”実行するハードルが高すぎた”などの理由で、目標に到達しなかった場合は原因を突き止めて修正します。

 

到達できないほど根深い原因は、別の目標として掲げる必要が発生することもありえます。

 

例えば、僕は、予想よりプレゼン能力があまりに低いこと判明し、このまま続けてもクオリティの低いものしかできないと思いました。

 

そこで、プレゼン能力を高めるための目標を新たに設けました。

 

繰り返し繰り返し、改善する

計画を繰り返し改善していくことが効率よく目標を達成するための秘訣です。

 

PDCAサイクルは役に立ちそうだと思っていても、慣れていないとチェックや見直す作業が怠りがちになります。

 

僕の経験上、記事を書くなどの制作系は特に時間配分が難しいです。

 

n時間で終わらせると決めても、終わらない時のために予備時間や予備日を設けて余裕を持たせるようにしています。

 

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